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求職者のなかには、働いてみたい企業が複数ある人もいるでしょう。
最終的には、1つに絞って行動しなければいけません。
面接の予約を取っていても、第一志望でなければ後から辞退する人もいます。
面接辞退という行為自体は珍しいものではありません。
しかし、対応次第で自分自身への評価や将来への影響が大きく変わります。
自分自身の信頼性だけではなく、将来、再びその企業と縁が生まれる可能性も残せます。
一つひとつ丁寧に対応することで、自分自身も気持ちよく転職活動や就職活動を進められるでしょう。
今回は、面接を辞退するときの基本マナーや、メールや電話での正しい断り方などについてお伝えしていきます。
Contents
面接を辞退するときは印象が悪い断り方をしないようにしよう
転職活動中に応募した企業との面接を辞退することは、誰にでも起こり得る状況です。
しかし、適切な断り方を知らないと、企業に対して失礼な印象を与えかねません。
転職活動中には、さまざまな事情から応募した企業との面接を、辞退する必要が生じる人もいるでしょう。
他社で内定が決まった場合や家庭の事情、またはスケジュール調整が難しくなった場合など色々と考えられます。
企業側への配慮が欠けた対応をしてしまうと、印象を損ねるだけではなく、今後のキャリアにも影響を及ぼす可能性があるので注意が必要です。
面接を辞退するときの上手な断り方を身につけることで、企業側への配慮を忘れずに、円滑な対応ができるようになります。
面接を辞退するときは事前に上手な断り方を考えておこう
求職者によっては、面接の断りの連絡をするのに、とても勇気が必要な人もいるでしょう。
せっかく、面接の予定を組んでくれているのに、断ったりしたら暴言や嫌味を言われるかもしれないと怖くなってしまう人もいます。
面接が決まったからといって、絶対にしなけれいけないという決まりはありませんから、角が立たない断り方をすると職場側は納得しやすくなります。
例えば、面接を辞退するときは事前に上手な断り方は下記のような考え方をすると、職場側とトラブルになりにくいです。
・他社から内定を受けた場合
他社から既に内定を受けた場合は、その旨を正直に伝えることが大切です。
面接官には他社から内定をいただいたので、選考を辞退させていただきますと簡潔に伝えましょう。
この理由は一般的ですので、多くの採用担当者も理解してくれるはずです。
・職務内容や企業文化が合わないと感じた場合
面接準備や企業研究の過程で、自分の価値観やスキルと合わないと感じることがあります。
職務内容が自分のキャリア目標と一致しないため、企業文化が自身の働き方と異なるためなどといった理由を、簡潔に述べることが適切です。
職場のことを批判したり誹謗中傷したりするのは止めましょう。
・緊急事態や健康上の問題
家庭の事情や体調不良など、予期せぬ事情で面接に行けなくなることもあります。
家庭の事情によってや、体調不良のためといった理由で辞退することを伝え、可能であれば再スケジュールについて相談に乗ってもらえるように伝えてみましょう。
面接を辞退する人は多い？
転職活動中、応募した企業との面接を辞退することは決して珍しいことではありません。
実際、転職市場では複数社への応募が一般的です。
その中から最適な選択肢を見極める過程で、辞退が発生することもあります。
重要なのは辞退そのものが失礼なのではなく、伝え方によって印象が大きく変わるという点です。
採用担当者も多忙な中でスケジュール調整を行っているため、誠意ある対応が求められます。
適切な連絡方法とマナーを守れば、企業側も理解してくれることがほとんどでしょう。
面接を断ることは、人によっては凄く勇気が必要になるため、誰でもが簡単に辞退しているわけではありません。
そのため、面接を辞退する人はとても多いわけではないですが、今の時代は、インターネットを利用して複数の求人募集にスムーズに応募できるので、一度に何社も書類選考に合格し複数の面接を控えている人もいます。
面接を辞退するときの基本マナーは？
面接を辞退するときの基本マナーをお伝えしていきます。
連絡は24時間前までが鉄則
面接辞退はできる限り早めに連絡することが大切です。
理想的には24時間以上前に伝えることで、企業側もスケジュール調整がしやすくなります。
遅くとも前日中には連絡を入れるよう心掛けましょう。
採用担当者は複数人のスケジュール調整を行っている場合も多いため、直前のキャンセルは避けましょう。
どうしても当日になってしまった場合でも、必ず電話で直接伝えるよう心掛けてください。
無断キャンセルはNG
無断キャンセルは絶対に避けましょう。
このような行動は企業側から非常に悪い印象を持たれるだけではなく、自分自身の信頼性にも影響します。
この人は社会人としてのマナーが欠けていると判断される可能性が高く、今後その企業への再応募や関連業界への転職にも影響を及ぼしかねません。
その企業だけでなく業界内で悪い評判が広まる可能性もあります。
万が一連絡が遅れてしまった場合でも、遅れて申し訳ありませんと誠意ある対応を心掛けてください。
理由は一身上の都合で十分
面接辞退の理由について詳しく説明する必要はありません。一身上の都合と伝えるだけで十分です。
ビジネスシーンで一般的に使用されており、詳細な説明なしでも相手側に納得してもらいやすいです。
詳細を伏せたい場合にも適しています。
特別な事情がある場合には、その旨を簡潔に伝えても問題ありません。
面接に関連する記事はこちら⇒保育士の面接で効果的な特技とは？強みが無い場合のアピールの仕方を解説
面接を辞退するときのメールでの正しい断り方
面接を辞退するときのメールでの正しい断り方をお伝えしていきます。
24時間前までの連絡を心掛ける
転職活動や就職活動中、応募した企業との面接を辞退したいと考える場面があるかもしれません。
しかし、面接辞退は慎重に対応する必要があります。
メールの場合、24時間以上前に送信することが望ましいです。
採用担当者から事前に、何かあればメールでご連絡くださいと案内されている場合は遠慮なく連絡できるはずです。
返信が来ない場合には電話で確認するなど、確実に伝わる手段を取るようにしましょう。
ギリギリの時間に連絡してしまうと、自分勝手な求職者だと思われてしまう恐れがあるので、時間に余裕をもった行動をするようにしなければいけません。
件名に面接辞退と明記する
メールでは件名が重要です。
件名では「面接辞退 〇〇（氏名）」といった形で、一目で内容が分かるよう記載しましょう。
本文では氏名や応募職種、面接日時など必要事項を簡潔に書くことも忘れないでください。
職場側から細かなところまで、配慮できる求職者だと思われて好印象につながる可能性があります。
簡潔に理由を伝える
本文では、一身上の都合である旨のみを伝えれば問題ありませんので、長々とした説明や感情的な表現は避け、簡潔かつ丁寧な文面を心掛けましょう。
簡潔かつ丁寧な文章を書くことで相手側にも配慮できます。
お詫びと感謝の言葉も必ず添えることで誠意が伝わります。
働きたいと思って応募した企業から、採用されているなら、職場側も受け入れる準備をするために、色々と動かないといけないですが、まだ面接の段階ですから悩みすぎなくても大丈夫です。
面接を辞退するときの電話での正しい断り方
面接を辞退するときの電話での正しい断り方をお伝えしていきます。
採用担当者を呼び出す
面接辞退を電話で伝える際には、礼儀正しい対応が求められます。
企業に電話をかけたら採用担当者様を呼び出しましょう。
電話による連絡は最も誠意が伝わる方法です。
直前や当日の場合にはメールよりも迅速かつ確実に相手へ伝わります。
音声によるコミュニケーションでは、感謝やお詫びの気持ちもより直接的に伝えられるため、相手への配慮として適切です。
感謝と謝罪の気持ちを伝える
採用担当者が電話口に出たら、最初に感謝と謝罪を述べます。
選考に進ませていただいたことに対してお礼を伝えつつ、一身上の都合により本日の面接を辞退させてもらう内容を丁寧に伝えましょう。
理由について深く追及される場合もありますが、他社から内定をいただいたためや、家庭の事情など簡潔に答えるだけで十分です。
終わる時はしばらく待ってから切る
会話が終了した後、相手が電話を切るまで待つことがマナーです。
急いで電話を切ってしまうと失礼な印象を与える可能性があるからです。
電話では緊張してしまう人もいるでしょう。
緊張してしまう場合は、あらかじめ話す内容を書き出しておくと安心です。
深呼吸して落ち着いてから電話することでスムーズに話せます。
まとめ
転職活動や就職活動において、応募した企業との面接を辞退せざるを得ない場面が訪れることがあります。
その理由はさまざまですが、断り方次第で相手企業に与える印象が大きく変わります。
面接辞退は慎重かつ礼儀正しく行うことが大切です。
早めに連絡し、感謝と謝罪の気持ちを伝えれば、相手にも良い印象を残せます。
適切な対応さえしていれば再応募も可能でしょう。
一方で無断キャンセルなど失礼な行動は避け、自分自身の信頼性も守りましょう。
この記事の監修は
保育のせかい 代表 森 大輔
2017年 保育のせかい 創業。保育士資格・訪問介護員資格を保有。2021年 幼保連携型認定こども園を開園するとともに、運営法人として、社会福祉法人の理事長に就任。
その他 学校法人の理事・株式会社の取締役を兼任中。
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