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2018.12.11

会議の進め方が全くわからない!困ったときの完全マニュアル

会社の売り上げに貢献するためには、定期的な会議、つまりミーティングを行わなければなりません。

それは、社員同士の意見交換の場でもありますし、業務改善を行うためにはどうしても必要なことです。

しかし、会議をするといってもなにをするべきなのかが解っていないひとがかなりの割合で存在しています。

とりあえず出席しておけばいいや、という考えでいると、あとあとはずかしめを受けることになるでしょう。

そこで、会議をうまく進めていくためには、どういうことをすればいいのかを見ていきましょう

会議の進め方がとても難しいのは経験不足

会議というものは、会社によっては毎日行われる大切な業務です。

それは、日々仕事の改善を行うことで、全員のスキルアップはもちろん、業績アップに繋がるからです。

逆に、たったひとりで仕事をするのであれば会議なんて必要ありません。

自分の意志で物事を進めればいいだけですから。

しかし、組織に属している以上は、ひとりひとりの考え方や結果も違ってくることでしょう。

それらを共有するために、会議というものが存在するわけです。

ただ、重要な内容を話し合うために、常にピリピリした状況だということ。

このような状況ですと、だれも好んで参加したくないのではないでしょうか。

末端の社員であれば、そこまで発言を求められませんが、ある程度の経験を積んでいればとても苦しい時間といっても過言ではありません。

そんな重苦しい会議の進め方が解らない場合、経験不足があげられます。

それはどういうことでしょうか。

ただ会議に参加して、内容を聞いているだけではなにも成長しません。

つまり、第3者として話を聞いているわけです。

ですが、逆になにも恐れることなくガツガツ発言する場合だとどうでしょう。

もちろん、全否定されることもあるはずです。

しかも全員が聞いているところで、全否定されることも。

ちゃんと考えて、根拠のある内容を伝えることができればベストです。

それを繰り返していくことで、会議力というものがアップし、その場の空気を変えてしまうほどの特殊能力を手にすることができます。

ただし、内容と行動が伴っていなければ、周りからハブられてしまうことに注意しましょう。

会議のルールに決まりはないからこそ計画を立てる

会議を行う際に気になることといえば、ルールではないでしょうか。

しかし、会議の取り決め方や進行方法は、会社によって異なるという特徴があります。

ですが、会議の時間は無限にあるわけではありません。

決められた時間で、すべてのことを終わらせなければならないということです。

そのため、分刻みでお題を決め予定通りに進んで、時間通りに終わらせることが重要です。

司会進行の役割になったら責任を持とう

時に、司会進行役を任されることがあります。

それは、新人だったとしてもです。

正直、こんな責任があり大役を任せられると、非常に嫌ですし、逃げたい気持ちもわからなくはありません。

ですが、これをうまくまとめ上げることができれば、評価が上がるということを認識しておいてください。

司会を任せられたら、責任を持つということ。

ただ、いきなり任せられることはほとんどありません。

せっかくの会議がグダグダになってしまっては、意味がないからです。

つまり、ある程度の出席をしていることが条件といえるでしょう。

ですから、出席できる会議にはすべて参加をし、司会がどうやって進めているのか。

どのような構成で、会議を進めているのかを細かくチェックしてみましょう。

議事録担当になったら重要な部分を聞き逃さないこと

会議は長くなると数時間に及ぶことがあります。

それは、重要な内容になればなるほど、時間は長くなってしまいます。

時間が長くなればなるほど、困ってしまうことといえばなんでしょうか。

それは、話したことをすべて覚えられない、ということです。

そこで重要な役割を果たすのが、議事録を残すことです。

議事録とは、会議などで発言した内容を忘れないように記録に残しておくことをいいます。

しかし、議事録を残すことは、そう簡単ではありません。

なぜなら、会議の内容を聞きながらメモを取らなければならないからです。

さらに、意見を求められたら、それについてコメントもしないといけません。

話を聞きながらメモを取りながら、コメントをするという、非常に難しい役割が議事録担当です。

もし、ノートパソコンがあれば、なんとか素早いタイピングで議事録を作成できますが、ボールペンレベルになると、非常に苦労します。

議事録で残しておくべき内容とは

議事録で残しておくべきことが、いくつかあります。

それをうまくまとめることができれば、やはり評価が上がるということです。

最初に必要なものが、参加者の名前や場所、日時です。

そして、話し合ったことを要点でまとめましょう。

ダラダラ話したことまでを議事録に残すことはNGです。

会議に参加していないひとが見ても、わかるような内容がベストです。

次に、議題となった内容と、その解答を書き記します。

最後に、今後やるべきことをまとめると、最高の議事録が完成します。

また、次回の会議で前回の振り返りをする際にも、わかるような議事録の残し方をしておけば、なにもいうことはありません。

議事録をまとめる自信がなければ録音しておく

さきほどもお伝えした通り、議事録を作成する際には、会議の話を聞きながらメモを取りながら、発言をしなければなりません。

メモを取るのに集中しすぎてしまうと、コメントができなかった、なんてことにも。

一生懸命メモしているのに、怒られてしまっては元も子もありません。

そこで、最終手段として録音を残しておくことも重要ではないでしょうか。

録音を残しておくためには、とくにレコーダーなどを準備する必要はありません。

なぜなら、ほとんどのスマートフォンにボイスレコーダーがついているからです。

ですから、お持ちのスマートフォンでボイスレコーダーを起動して会議中は常にONにしておくだけで、あとから聞き直すことができます。

そのような保険も準備していることから、メモに集中しすぎることがなくなるということです。

ホワイトボードの内容は写メを撮っておく

会議を進めるにあたって、ホワイトボードを利用するケースがあります。

とくに、図や表、数字などを言葉で説明するのは難しいといえます。

そこで、ホワイトボードの出番です。

学校の授業のように、ホワイトボードに書くことで、参加者の理解を深めることができます。

しかし、ホワイトボード内の図や表、数字が複雑になればなるほど、議事録を取るのが難しくなってしまいます。

また、ホワイトボードいっぱいに文字が埋まってしまえば、すぐに消されてしまいます。

当然、消えてしまった内容は復元することはできません。

もちろん、ボイスレコーダーには画像を記録することもできないでしょう。

とはいえ、最初から動画を撮るのは大げさすぎるため、ホワイトボードの記録は写メで残しておくようにしましょう。

ボイスレコーダーと写メの合わせ技で、大事なことを聞き逃してしまったとしても、安心といえるのではないでしょうか。

まとめ

会議の進め方や議事録の残し方がいかに重要なのかを、知ることができたのではないでしょうか。

それくらいの責任がありますし、しっかりできれば評価もされます。

ですから、事前準備も含めて対応してみてはいかがでしょうか。

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