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2018.12.10

作業の順番が解らない!スケジューリングをうまく調整しておこう!

スケジューリング

社会人にもなると、いかに仕事の進め方が重要なのかを目の当たりにするのではないでしょうか。

なぜなら、マイペースに作業をするわけにはいかないからです。

決められたことにたいして、順序良く作業をしつつ、また新たな依頼がくれば、同時進行で進めなければなりません。

しかし、2つも3つも作業内容が増えてしまうと、パニックになってしまうもの。

そこで、スケジュールをうまく調整をして、効率よく作業を進められる方法を知っておきましょう。

スケジューリングとは?意味を理解すること

スケジューリングとは、スケジュール管理ともいい、いくつかの作業(仕事)があるときに、どの順番で進めるべきなのかを決めることをいいます。

仕事やプライベートなど、スケジュール帳で先の予定をメモしていたのであれば、馴染み深いものではないでしょうか。

しかし、仕事においてはスケジュール管理がとても重要なものになります。

依頼された作業には、納期や期限が必ずあります。

それは、お客様からではなくても、先輩や上司からのお願いも、期日が設定されることでしょう。

その作業をしているだけであれば何ら問題はありませんが、絶対に次の依頼が舞い込んできます。

先に依頼があったものからさばければいいですが、そんな都合よく回らないのが社会の難しさです。

後からきた依頼なのにも関わらず、そちらを優先しなければならないこともあるでしょう。

つまり、先に依頼されたものから終わらせて、後から依頼を順番にこなしてしまうと、確実にクレームに発生してしまう、ということです。

そこで、どういう考え方で、スケジュール管理をするべきなのかを見ていきましょう。

スケジューリングがうまくできない原因

スケジューリングが全くできないひとと、すばらしくうまくできているひとの違いは何なのでしょうか。

なんでもかんでも受け入れてしまう

スケジューリングがうまくできない原因として、きた依頼をなんでもかんでも受け入れているからではないでしょうか。

ひとによってもちろん能力差があるため、うまく進められないこともあります。

そんなときに、また新たな依頼を受けてしまっては、最悪どちらも終わらせることができませんし、ストレスの負担も想像を絶することになってしまいます。

また、真面目で良い人に限って、そのような現象がおこってしまうという特徴があります。

とくに、断れない性格のひとは要注意です。

作業量と時間のイメージがわかない

自分では、1日かければ終わると思っていた作業。

しかし、実際は2日もかかってしまった、なんてことにも。

もちろん、分刻みでスケジューリングするのは大変ですが、1日単位であればなんとかなるものです。

ですが、それさえもズレてしまうと、スケジューリングの意味がなくなってしまいます。

なぜそのようなことが起きてしまうのでしょうか。

答えは簡単です。

ひとつひとつの作業を行う際に、どれくらいの時間が発生するのかを確認していないからです。

ですから、こまめに今何時何分で、これだけの作業を完了した、という記録を残しておくだけでもいいでしょう。

それが、作業量と時間の予想を立てることができるというわけです。

優先順位が決められない

先に依頼をもらった仕事と、後から依頼をもらった仕事。

本来であれば、先に依頼をもらった仕事から片づけることがベストです。

しかし、社会ではそうではありません。

後から依頼されたものが、とても重要度が高く緊急性の高いものだった場合だとどうでしょうか。

今までやっていた作業をストップしてでも、その緊急性の高い仕事を開始しなければなりません。

そして、その作業が終われば、最初に進めていたものを再スタートする、というわけです。

そのような感覚をつかむためには、まず先輩や上司に優先順位の確認をすることからはじめましょう。

カレンダーやスケジュール帳に書き残す

もっともスケジューリングのしやすい方法として、カレンダーやスケジュール帳に内容を書き示しておくことではないでしょうか。

昔であれば、ノートなどのアナログ方式でしか記録することはできませんでした。

しかし、今は違います。

スマートフォンもあれば、スケジュール専用のアプリさえも揃っている環境です。

ただし、上手く使いこなさないと、ただ記録しただけになってしまいます。

うまく使いこなすためには、何が必要か。

スマートフォンのスケジュール管理用のアプリは、いくらでもあります。

いろいろインストールしてみて、自分が使いやすいと思ったアプリを選ぶべきではないでしょうか。

また、仕事の予定が入ったのであれば、

・誰からの依頼なのか
・どのような依頼なのか
・依頼日はいつなのか
・期限はいつまでなのか

最低でもこの4項目を記録しておくことが重要です。

そして肝心なのはここからです。

仕事の予定を記録したのであれば、また新たな依頼が舞い込んでくるもの。

もちろん、新しい予定をまたスケジュール帳に記録することでしょう。

そこで考えて欲しいのが、今進めている作業と、新しい依頼をどう進めていくのか。

同時進行できればベストですが、そうもいきません。

新たな仕事は、前の依頼より優先度が高いのか。

もし、高いのであればいつまでに終わらせないといけないのか。

また、新たな依頼分はこちらで納期や期限を設定できるのかを、確認しておきましょう。

もし、自分で期限を設定できるようであれば、今の作業ボリュームと相談して、余裕を持った期日を設定するべきです。

逆に、期日が勝手に決められているのであれば、まずは依頼主に相談するようにしましょう。

どちらも気前よく引き受けた結果、あとあと残業したり、持ち帰って仕事をしなければならないケースもでてくるはずです。

そんなこと、絶対にしたくはありません。

もっとも重要な案件から片づける

いくら今の作業が忙しくて膨大な量だったとしても、重要な案件があれば、先にそちらから手をつけなければなりません。

それは重要度が高ければ高いほど、そうなります。

とくに、クライアント(お客様)からの依頼だった場合は、あまり納期に融通はききません。

なぜなら、こちらの要望を伝えてしまったせいで、取引自体がなくなってしまう可能性があるからです。

そうなってしまうと、会社をつぶしかねませんし、最悪責任が自分に降りかかってくることも。

ですが、クライアントからの依頼だった場合、自分一人で解決するのは得策ではありません。

会社に属している以上、チームやひとを使い協力して終わらせることが重要ではないでしょうか。

もし、自分だけに依頼された仕事があるのであれば、抱え込まずにまずは社内で相談することからはじめてみるべきです。

まとめ

スケジューリングは、簡単そうにできてなかなか難しいものです。

それは、プライベートのスケジュール帳をイメージしているから。

プライベートの予定は、最悪遅れたとしてもなんとかなるもです。

怒られれば済むことです。

しかし、社会人は絶対にそうもいきません。

たった少しでも期限に遅れると信用を失ってしまいますし、なにより仕事依頼がこなくなてしまう可能性があります。

また、なんでもかんでも受け入れることも、得策とはいえません。

そうならないためにも、しっかりスケジューリングを行い、限られた時間を有効活用するようにしてください。

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